Da digitalização à segurança, veja quais são as dicas indispensáveis para realizar a Gestão
Eletrônica de Documentos (GED)
Documentações são essenciais em qualquer negócio. Por isso, é necessário atenção não
só até o momento da assinatura, mas no armazenamento e posterior consulta. Diante da
transformação digital, ter todos os documentos no formato eletrônico é indicado. Assim,
surgiram sistemas para realizar a gestão de toda papelada, substituindo os arquivos físicos
e espaços que recebiam-nos.
Porém, a gestão eletrônica de documentos vai muito além de guardar contratos, relatórios e
outros. Para ter sucesso nesse gerenciamento, indicamos seguir algumas boas práticas,
explicamos cada uma delas neste texto. Acompanhe!
- Digitalização de Documentos
A digitalização envolve a conversão de documentos físicos em arquivos digitais, facilitando
o acesso e a gestão. Isso não apenas economiza espaço físico, mas também permite a
aplicação de políticas de segurança e backup. É importante garantir que a digitalização seja
feita em alta qualidade para preservar a legibilidade. Além disso, o uso de OCR
(Reconhecimento Óptico de Caracteres) pode melhorar a pesquisa e indexação dos
documentos digitalizados. - Organização e Indexação
Criar um sistema eficaz de organização e indexação é crucial para facilitar a recuperação de
documentos. Utilizar metadados e tags apropriadas ajuda a classificar e localizar
documentos rapidamente. É essencial padronizar as práticas de nomenclatura e
categorização para garantir consistência. Uma boa organização reduz o tempo de busca e
aumenta a produtividade.
- Controle de Acesso e Segurança
Implementar controles rigorosos de acesso é vital para proteger informações sensíveis. Isso
inclui definir permissões claras sobre quem pode visualizar, editar ou excluir documentos.
Utilizar autenticação de dois fatores e criptografia pode aumentar a segurança dos dados.
Monitorar regularmente o acesso e realizar auditorias de segurança ajuda a identificar e
corrigir vulnerabilidades. - Backup e Recuperação de Dados
Estabelecer rotinas regulares de backup é essencial para proteger documentos contra
perda de dados. Utilizar soluções de armazenamento em nuvem pode garantir a
recuperação de documentos em caso de falhas no sistema. É importante testar
periodicamente os processos de recuperação para garantir que os backups são efetivos.
Ter um plano de recuperação de desastres bem definido minimiza o tempo de inatividade. - Compliance e Conformidade Legal
Assegurar que a gestão de documentos esteja em conformidade com as regulamentações
legais e padrões da indústria é fundamental. Isso pode incluir a retenção de documentos por
períodos específicos e a proteção de dados pessoais de acordo com leis de privacidade,
como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Manter registros detalhados de auditoria
ajuda a demonstrar conformidade durante inspeções e auditorias. Estar atualizado com as
mudanças regulatórias evita penalidades e riscos legais. - Use certificado digital nos documentos
A GED e o certificado digital estão relacionados à forma como documentos são geridos e
autenticados eletronicamente. O GED envolve o armazenamento, organização, e
recuperação de documentos em formato digital, enquanto o certificado digital fornece uma
camada de segurança e autenticidade a esses documentos. Ele garante que os
documentos eletrônicos sejam assinados digitalmente, certificando a identidade do
signatário e assegurando que o conteúdo não foi alterado. Assim, o uso de certificados
digitais dentro de sistemas GED aumenta a confiança e a validade jurídica dos documentos
eletrônicos. - Escolha sistemas confiáveis de GED
Escolher um sistema confiável de Gestão Eletrônica de Documentos é crucial para garantir
a segurança, acessibilidade e integridade dos documentos digitais da organização. Um
sistema confiável protege dados sensíveis contra perda, roubo ou acesso não autorizado,
além de assegurar conformidade com regulamentações legais. Ele também deve oferecer
funcionalidades robustas de busca e recuperação, facilitando o fluxo de trabalho e a eficiência operacional. Além disso, um bom sistema de GED deve ser escalável, permitindo que a organização cresça sem comprometer a gestão documental.
Pronto para gerenciar seus documentos de forma eficaz? Siga as dicas!
